PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
RESERVASI HOTEL ONLINE
1401160234 – Sulastry Napitupulu
Sistem Informasi, Ilmu Komputer, Binus University
Jakarta Selatan
Email: napitupulusulastry@gmail.com
ABSTRAK
Persaingan dunia binsis yang terus meningkat yang melibatkan banyak bidang menyebabkan kebutuhan informasi menjadi salah satu hal yang penting dalam menunjang kegiatan bisnis tersebut. . Dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi yang baik dan untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang baik, cepat , dan tepat dalam suatu organisasi diperlukam peranan sistem informasi. Dalam pembangunan sistem informasi tersebut diperlukan suatu proses bisnis yang tepat karena setiap tahapan pengembangan sistem informasi tersebut mempunyai keterhubungan yang erat. Dalam pengembangan sebuah sistem informasi harus dipertimbangkan metodologi yang digunakan dan pihak yang terlibat (stakeholder)dalam pengembangan semaksimal mungkin. Salah satu contoh persaingan bisnis yaitu reservasi hotel online. Banyaknya hotel yang terdapat di Indonesia terutama di daerah tujuan pariwisata telah memunculkan adanya persaingan diantara pemilik hotel untuk mendapatkan perhatian dan minat pengunjung. Persaingan itu menyebabkan suatu hotel untuk memperbaiki pelayanannya kepada pengunjung. Salah satu cara yang dilakukan adalah dengan menyediakan sistem reservasi hotel online.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Proses Bisnis, Metodologi, Stakeholder, Reservasi Hotel Online
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) di zaman sekarang ini, sangat berkembang pesat yang dari waktu ke waktu hingga tidak tahu kapan berakhir. Hal ini mempengaruhi kemampuan manusia dalam mengembangkan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat meringankan dan mempermudah pekerjaannya dalam waktu yang singkat secara cepat dan tepat.
Berikut beberapa point penting yang melandasi pengembangan sistem informasi
- Seberapa pentingnya peranan sistem informasi terhadap organisasi tersebut?
- Mengapa sistem yang lama perlu diganti?
Berikuti ini akan dijelaskan beberapa alasan yang memungkinkan perlunya pengembangan sebuah sistem informasi yakni:
- Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
- Performansi dari sistem lama kurang maksimal, tidak sesuai dengan yang diharapkan
- Pertumbuhan organisasi yang semakin lama, kebutuhan informasinya semakin besar, dan volume data yang semakin banyak, dan lain sebagainya.
Untuk bisa bersaing di dunia bisnis dan berhasil meraih kesempatan yang menguntungkan. Berhasil atau tidaknya perusahaan dalam sebuah kompetisi bisnis, tentu tidak lepas dari bantuan teknologi informasi dalam penyediaan informasi yang mendukung manajer perusahaan dalam pengambilan keputusan.
Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi- instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah
Semakin berkembangnya teknologi maka sistem informasi semakin berkembang pula, dan penggunaannya lebih bervariasi. Untuk itu saat ini sudah banyak organisasi-organisasi dalam bidang teknologi informasi yang menyediakan jasa untuk pembangunan sistem informasi
Saat ini, sistem informasi bukan hal yang baru lagi bagi sebuah organisasi atau perusahaan.
Banyak organisasi yang mempergunakan sistem informasi untuk mengembangkan kinerja staff atau karyawan organisasi agar dapat bersaing di dunia bisnis. Dengan adanya sistem informasi tercipta juga teknologi informasi yang dianggap dapat membantu kegiatan berorganisassi, bahkan menjadi strategi suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Sistem informasi berbeda dengan teknologi informasi.
Peranan sistem infomasi diharapkan membawa beberapa peningkatan di suatu organisasi dalam hal :
- Kinerja, yang dapat diukur dari throughput dan respon time.
- Throughput : jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu.
- Respon time : Rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi.
- Kualitas informasi yang disajikan.
- Keuntungan (penurunan biaya). Berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan.
- Kontrol (pengendalian)
- Efisiensi.
- Pelayanan
Beberapa contoh sistem informasi yang banyak digunakan organisasi yaitu Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information System), Sistem Informasi Keuangan (Financial Information System), Sistem Informasi Manajemen Produksi/Operasional (Production and Operation Information System), Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System), Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resource Information System).
Hasil yang didapatkan dengan adanya sistem informasi seperti contoh diatas, membawa dampak positif bagi setiap organisasi baik itu dari sisi pengguna maupun pihak perusahaan jasa pengembangan sistem informasi. Dalam merancang pengembangan sistem informasi, perlu dipertimbangkan metodologi yang diterapkan saat pengembangan sistem tersebut, memperhatikan proses bisnis pada sistem yang lama dengan proses bisnis pada sistem yang baru, dan pertimbangan tentang siapa saja stakeholder dari sistem informasi tersebut.
2 LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi, Teknologi Informasi, dan Pengembangan Sistem Informasi
Kata Sistem Informasi terdiri dari dua suku kata yaitu “Sistem” dan “Informasi”. Sistem merupakan sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Sedangkan informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Defenisi Sistem informasi menurut Honni, S.Kom., MM
“Sistem Informasi ialah interaksi antara data, manusia dan prosedur (yang didukung oleh hardware dan software) untuk memberikan suatu penyelesaian berupa informasi yang dapat dipakai untuk mengambil suatu tindakan keputusan selanjutnya baik untuk jangka pendek, menengah atau panjang dalam sebuah organisasi”.
Menurut Robert A. Leitch : sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Dengan kata lain, sistem informasi juga adalah kumpulan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi. Sedangkan istilah teknologi informasi untuk menggambarkan kombinasi antar teknologi komputer hardware (HW), dan software (SW), serta teknologi telekomunikasi (jaringan data, citra, dan suara).
Sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian sesuai fungsi yang diberikan terhadap perusahaan yakni:
- 1. Transaction Processing System (TPS)
- 2. Management Information System (MIS)
- 3. Decision Support System (DSS)
- 4. Executive Information System (EIS)
- 5. Expert System (ES)
Pengembangan Sistem Informasi merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Begitu juga dengan pembangunan sistem reservasi hotel online yang bertujuan untuk menyediakan sebuah fasilitas yang memudahkan customer atau masyarakat dalam melakukan reservasi hotel dan melakukan pembayaran online melalui internet.
2.2 Requirement Pembangunan Reservasi Online
Pada aplikasi reservasi hotel online yang akan dibangun, terdapat beberapa requirement yang harus dipenuhi yakni:
- Komunikasi (Communication)
Aplikasi reservasi hotel online memampukan pemilik hotel untuk menyampaikan informasi mengenai hotel dan mampu untuk melakukan proses transaksi pembayaran melalui internet.
- 2. Commercial/Trading
Aplikasi reservasi hotel online bersifat commercial/trading yaitu memiliki kemampuan untuk memfasilitasi proses jual-beli (selling and buying) dan pembayaran (payment).
- Bisnis Proses (Business Process)
Aplikasi reservasi hotel online memiliki 2 bisnis proses utama (main process) yaitu penyampaian informasi hotel sekaligus menyediakan pemesanan hotel, pembelian yang melibatkan proses pembayaran.
- Kolaborasi (Collaboration)
Aplikasi reservasi hotel online akan berkolaborasi dengan Payment System untuk melakukan proses pembayaran dan Payment System akan berkolaborasi dengan Bank System untuk menambah saldo yang ada di Payment System. Untuk lebih jelas mengenai kolaborasi yang ada lihat gambar arsitektur.
2.3 Proses Bisnis Pembangunan Reservasi Online
Pembangunan reservasi hotel online memiliki dua jenis proses bisnis utama (main process) yaitu penyampaian informasi hotel sekaligus menyediakan pemesanan hotel, pembelian yang melibatkan proses pembayaran.
2.4 Metodologi Pembangunan Reservasi Online
Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem informasi. Dalam pembangunan reservasi online, metodologi yang dilaksanakan meliputi:
- Inisiasi/Perencanaan reservasi online: Identifikasi masalah (rencana solusi). Pada tahapan ini, kita mencari berbagai macam solusi yang akan kita tawarkan untuk dimikili dalam pembangunan reservasi online.
- Analisis sistem yang lama dan yang akan dibangun : menganalisi dan memahami masalah, serta mengidentifikasi solusi yang diharapkan. Dalam hal ini, perlu diadakan tahap analisis akan sistem, yang sedang berjalan, misalnya, pada sistem yang sekarang, pemesanan kamar dan pembayaran biayanya hanya dapat dilakukan di hotel yang bersangkutan. Hal ini, membutuhkan waktu yang lama. Andaikan orang yang akan memesan kamar tersebut tidak memiliki waktu untuk melakukan pemesanan, maka otomatis, dia akan membatalkan niatnya untuk mememsan kamar. Dengan adanya reservasi online, masalah seperti ini bisa diatasi.
- Desain sistem reservasi online: pada tahapan ini, dilakukan kegiatan identifikasi alternatif-alternatif solusi dan memilih solusi yang tepat. Kemudian dirancanglah sebuah solusi yang akan diterapkan dalam pengembangan system reservasi online.
- Implementasi reservasi online: mengimplementasikan solusi yang sudah dipilih dan mengevaluasi hasilnya, apakah sesuai dengan yang diharapkan.
- Perawatan dan pengembang reservasi online setelah selesai diimplementasikan, agar pada masa yang akan dating masih bias dikustomisasi dan diperbaiki sesuai dengan yang dibutuhkan.
Keseluruhan aktivitas-aktivitas di atas dapat disebut sebagai proses manajemen dalam pembangunan reservasi hotel online. Sedangkan manajemen projek yang dilakukan dalam pembangunan reservasi hotel online salah satunya yang ditemukan dari kedelapan bagian manajemen projek adalah scoping. Di bawah ini akan diterangkan mengenai scoping pada reservasi hotel online.
2.5 Scope
Berikut ini dijelaskan mengenai scope dari reservasi hotel online yakni:
- Aplikasi yang dibangun adalah Sistem Reservasi Hotel Online
- Ada 4 pihak yang terlibat yaitu : Sistem Reservasi Hotel, Sistem paypal, Sistem Bank dan customer.
- Sistem Reservasi Hotel akan menyediakan informasi mengenai hotel dan pemesanan ruangan dan cara pembayaran. Pemesanan ruangan hotel akan dilanjutkan dengan proses pembayaran, karena dalam sistem ini kami membatasi bahwa customer yang akan melakukan pemesanan ruangan harus melakukan pembayaran sehingga tidak merugikan pihak hotel.
- Sistem Paypal adalah sistem pembayaran online yang digunakan untuk membayar pesanan ruangan yang dilakukan oleh customer. Customer yang tidak memiliki account paypal, dapat melakukan registrasi terlebih dahulu. Dan untuk menambah saldo di paypal, maka customer dapat melakukan request money dari Sistem bank.
- Sistem bank yang disediakan hanya service saja sehingga customer tidak dapat melakukan registrasi pada Sistem Bank. Hal ini berarti bahwa setiap customer yang ingin melakukan registrasi paypal diasumsikan sudah memiliki account di Bank.
Customer dapat melakukan registrasi account paypal, memesan ruangan hotel, dan melakukan pembayaran.
2.6 Stakeholder Pembangunan Reservasi Online
Stakeholder merupakan orang yang memiliki kepentingan di dalam sistem informasi yang akan dibangun. Stakeholder dalam pembangunan reservasi online dapat diklasifikasikan ke dalam enam kelompok, yaitu: system owners, System users, System designers, System builders, Systems analysts dan IT vendors and consultants.
Keterangan:
- System owners: Dalam pembangunan reservasi online, system owners adalah pemilik hotel, pemilik payment system (Paypal), dan pihak bank yang memiliki sistem pembayaran.
Umumnya system owners cenderung lebih memperhatikan sistem dalam aspek pengembalian nilai uang yang diinvestasikan dalam pengembangan sebuah sistem dan ataunkeunggulan terhadap bisnis, sehingga nilai yang ada dapat digunakan untuk mengukur: tujuan sistem, visi sistem, sasaran dan objek yang ingin dicapai, besarnya biaya (atau investasi) yang harus dikeluarkan / ditanamkan, besarnya biaya yang harus dikeluarkan dalam pengoperasian sistem, manfaat yang diperoleh terhadap biaya yang dikeluarkan serta pengukuran terhadap manfaat – manfaat yang bersifat intangible (tak berwujud).
- System users: Customer atau pelanggan hotel. System users mendefinisikan kebutuhan bisnis dan harapan kinerja dari sistem yang akan dibangun.
- System designers dalam pembangunan reservasi online adalah vendor yang bertugas untuk mendesign sistem yang dibangun. System Designers ini lebih tertarik pada pemilihan teknologi informasi dan pendisainan sistem dengan tetap memperhatikan kendala – kendala dari teknologi yang dipilih, sehingga lebih cenderung pada spesialisasi teknis pada setiap pengolahan database, model jaringan (networks), penghubung user (user interface) maupun software.
- System builders dalam pembangunan reservasi online adalah vendor yang bertugas untuk melakukan tahapan implementasi sistem yang dibangun. System builder membangun sesuai dengan rancangan yang telah dibuat system designer. System designer dan system builders berdiri pada satu komponen yang sama, karena pada tahap ini system designer dan system builders bekerja bersama-sama.
- System analysts. Dalam pembangunan reservasi online tugas seorang sistem analis adalah memudahkan pembangunan sistem informasi dan aplikasi komputer dengan menjembatani perbedaan persepsi komunikasi yang sering hadir antara system owners dan users, yang tidak memiliki pengetahuan teknis, dengan system designers dan builders, yang memiliki pengetahuan teknis
- IT vendors and consultants
IT vendors and consultants menjual hardware, software, dan services kepada pemilik reservasi hotel demi tercapainya misi untuk membangun reservasi hotel secara online.
3 PEMBAHASAN
Tujuan dari pembangunan sistem reservasi hotel online adalah menyediakan sebuah fasilitas yang memudahkan customer atau masyarakat dalam melakukan reservasi hotel dan melakukan pembayaran online melalui internet. Selain itu, sistem informasi reservasi hotel online ini juga memberikan kemudahan bagi sebuah organisasi dalam menyampaikan informasi mengenai hotel atau mempromosikan hotel kepada masyarakat luas.
Pengunjung dapat melakukan pemesanan kamar (room) hotel melalui website. Hal ini tentu saja memudahkan pengunjung untuk mengetahui informasi tentang hotel dan dapat memesan kamar tanpa harus mendatangi hotel ataupun agen perjalanan sehingga mengurangi biaya perjalanan. Dengan demikian diharapkan, Hotel akan memiliki keuntungan yang besar dan dapat bersaing dengan hotel lainnya, dan pengunjung hotel memperoleh kepuasan dengan pelayanan yang maksimal.
3.1 Arsitektur Reservasi Hotel Online
Dalam pembangunan reservasi hotel online, arsitektur sistem informasi yang dibangun juga berperan penting dalam pengemabangan. Hal ini dikarenakan bahwa arsitektur sistem informasi berperan sebagai kerangka/dasar untuk memahami pandangan-pandangan yang berbeda mengenai pembanguan sistem informasi Pada Gambar 1 di bawah ini, digambarkan bagaimana proses bisnis reservasi hotel online, nantinya akan dibangun.
Gambar 1. Arsitektur Reservasi Hotel Online
Keterangan:
Pada gambar 1 di atas terdapat tiga sistem yang terlibat dan saling berkomunikasi satu dengan yang lain, yakni Reservation System, Payment System Online (paypal), Bank System. Pada pembangunan reservasi online yang dibangun terdapat dua jenis bisnis model yakni B2C (Business to Customer) dan B2B (Business to Business). Costumer dengan Reservation System mengadakan suatu hubungan bisnis, dimana customer dapat melakukan booking atau reservasi layanan penginapan hotel melalui aplikasi berbasis web yang disediakan oleh perusahaan perhotelan. Hubungan bisnis seperti itu digolongkan dalam model bisnis B2C. Selain itu customer juga melakukan hubungan bisnis dengan Payment System dalam proses peng-update-an saldo paypal customer, sehingga paypal tersebut dapat digunakan dalam pembayaran reservasi secara online. Hubungan bisnis seperti itu juga digolongkan dalam jenis model bisnis B2C. Kemudian Payment System (paypal) dengan Bank System digolongkan dengan jenis e-business B2B. Hubungan Reservation System dengan Payment System jenis e-business B2B.
Aplikasi Reservation System dan Payment System dibangun dengan menggunakan framework .NET, dimana kedua aplikasi tersebut akan di-deploy pada server IIS dan menggunakan SQLServer sebagai server database. Payment System menyediakan service yang dapat digunakan oleh Reservation System dalam proses pembayaran reservasi fasilitas hotel. Aplikasi Bank System akan dibangun dengan menggunakan J2EE(Java 2 Enterprise Edition), dimana aplikasi tersebut akan di-deploy pada server Glassfish V2 dan menggunakan MySQL sebagai server database. Bank System menyediakan service yang dapat digunakan oleh Payment System dalam proses peng-update-an saldo paypal yang dimiliki oleh customer.
4 KESIMPULAN
Data dan informasi adalah dua hal pokok yang sangat berkaitan dalam pembentukan sebuah sistem informasi. Sistem informasi mengubah data menjadi informasi yang berguna, yang digunakan oleh manajemen untuk memenuhi kebutuhan bisnis dalam pengambilan keputusan.
Dalam pembangunan reservasi hotel online, sistem informasi tersebut berguna untuk membuat proses otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya berjalan dengan cara tradisional menjadi proses online. Sebagai contoh yakni proses pemesanan kamar yang dulunya dilakukan secara tradisional dengan datang langsung ke hotel yang bersangkutan, dan melakukan proses pemesanan. Demikian juga proses pembayaran kamar, sebelumnya pelangggan harus membayar seluruh biaya kamar di hotel tersebut. Hal ini yang digantikan dengan proses bisnis yang diterapkan pada reservasi hotel online yang dibangun.
Hotel yang memiliki sistem informasi seperti reservasi hotel online tentu akan bisa bersaing di dunia bisnis. Karena reservasi hotel online akan memberikan kemudahan dan kenyamanan seperti yang diharapkan pelanggan, dan juga memberikan kemudahan bagi pemilik hotel dalam mempromosikan hotelnya dengan cepat, tepat, dan biaya yang dibutuhkan tidak terlalu besar, dan melayani pelanngannya.
Dalam pembangunan reservasi hotel online, perlu diterapkan metodologi pengembangan sistem, proses manajemen dan manajemen projek informasi yang baik, demi tercapainya reservasi hotel online yang berkualitas.
Kebutuhan akan sistem informasi ini maka diperlukannya tenaga-tenaga ahli dalam bidang teknologi informasi. Untuk itu diperlukan tenaga-tenaga ahli yang miliki tanggung jawab dan kepentingan dalam setiap pembangunan setiap sistem informasi. Orang yang memiliki kepentingan ini disebut dengan Stakeholder. Stakeholder terbagi atas enam kelompok yaitu system owners, System users, System designers, System builders, Systems analysts dan IT vendors and consultants.
5 DAFTAR PUSTAKA
[1] http://online.binus.ac.id / lms/Content/MyClass/ Pengembangan Sistem Informasi/01 – Information Systems Development/material/ 0554M – Pertemuan1.ppt
[2] http://online.binus.ac.id / lms/Content/MyClass/ Pengembangan Sistem Informasi/01 – Information Systems Development/note/ 0554M – LN1
[3] Sistem Informasi, http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf